Как правильно и быстро оформить документы о приеме иностранного гражданина или иностранной делегации?
Посещение университета всеми иностранными гражданами, не являющимися студентами, слушателями или сотрудниками Челябинского государственного университета, должно быть оформлено в соответствии с установленной процедурой приема иностранных граждан/делегаций.
Шаг 1. Не позднее, чем за 20 календарных дней до предполагаемой даты приема, в отдел международного сотрудничества Института международного образования (далее – ОМС) (учебный корпус №1, ауд. 348, тел. +73517997125) предоставляется заполненная и подписанная заявка на оформление приема иностранного гражданина/иностранных граждан. ОМС присваивает заявке входящий номер и дату; ответственный за прием получает копию зарегистрированной заявки. Дополнительно к заявке высылаются необходимые документы (копии паспортов делегатов; копии материалов, планируемых к передаче) в электронном виде на e-mail: international@csu.ru, с указанием в теме письма входящего номера и даты заявки.
Что делать, если делегатам требуется визовая поддержка?
Важно! Если в ходе приема планируются представительские расходы*, то ответственный за прием заполняет программу проведения представительских мероприятий.
Шаг 2. На основании поданной заявки и приложенных к ней документов, ОМС формирует пакет документов и направляет ответственному за прием для подписания. Пакет документов включает в себя:
- Служебную записку
- Форму сведений об иностранном гражданине/делегации
- Приказ
- Программу пребывания
- Уведомление о приеме
Шаг 3. Не позднее, чем за 15 дней до предполагаемой даты приема приказ и программа пребывания иностранного гражданина/делегации должны быть полностью подписаны и зарегистрированы.
Важно! Оригинал приказа и программы пребывания передается в ОМС. В спецотдел (учебный корпус №1, ауд. 224) предоставляется уведомление о приеме, с приложением копии паспортов, копии приказа и копии программы пребывания.
Шаг 4. В течение 5 дней после приема ответственный предоставляет ответственному за экспортный контроль (учебный корпус №1, ауд. 235) и в спецотдел отчет о приеме.
*Если в ходе приема были произведены представительские расходы, то в течение 3 рабочих дней по окончании мероприятия, ответственным составляется отчет, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных оправдательных документов и передается в финансово-экономическое управление (учебный корпус №1, ауд. 307).
Полезные документы:
– Положение о представительских расходах, утв. приказом ректора от 06.06.2016 № 326-1.
– Положение о приеме иностранных граждан, утв. приказом ректора от 09.03.2017 №153-1
